Aquele pequeno papel emitido sempre no ato de alguma compra ou serviço, há alguns anos deixou de ser apenas físico. Conhecida pela sigla NF-e, a Nota Fiscal Eletrônica é um documento oficial para registrar uma venda ou prestação de serviços e tem validade em todos os estados do país. Mas diferente do modelo tradicional, todo o processo de emissão é feito digitalmente.

A substituição deste modelo de documento, no Brasil, teve início em outubro de 2005 com a aprovação do Ajuste SINIEF 07/05. Mas o que antes era exclusivo para empresas, atravessou também as porteiras.

Em 2018, chegou a vez do produtor rural ser incluso nesta obrigatoriedade, com a emissão da NFP-e (Nota Fiscal de Produtor Eletrônica). Para o produtor rural, a grande vantagem deste modelo está na unificação das obrigatoriedades relacionadas às notas fiscais. Ou seja, isso facilita os processos de gerenciamento tributário.

Podemos considerar também o tempo poupado, já que o produtor não precisa, por exemplo, comparecer à prefeitura ou sindicato de sua cidade para emitir uma nota, basta ter um computador com acesso à internet. Além da menor possibilidade de cometer erros manuais de escrita ou digitação, através do processo eletrônico, muito mais gerenciável.

Em diversos estados do Brasil, a emissão de NFP-e já é uma realidade, e em 2020 passou a ser obrigatório em muitos deles. Em Minas Gerais, por exemplo, já é dever do produtor rural emitir Nota Fiscal Eletrônica desde 2018, e na Bahia e no Mato Grosso, desde 2019.

É muito importante que o produtor rural fique atento às novidades, entenda o que é e como funciona sua emissão de Nota Fiscal Eletrônica, e leve o conceito efetivamente para o campo, visto que o descumprimento da obrigatoriedade está sujeito a multas.

Mas afinal o que é a NFP-e ?

A Nota Fiscal eletrônica mais comum, conhecida como NF-e, é um registro digital com o objetivo de documentar uma operação de circulação de mercadorias ou prestação de serviços, sendo emitida e armazenada eletronicamente.

A NFP-e possui muitas similaridades, a maior diferença entre as duas é que na verdade a nota do produtor é utilizada para venda de produtos e serviços apenas por produtores rurais através do seu CPF e Inscrição Estadual. Por ser feita com o CPF, o emitente precisa de um certificado digital e-CPF como identidade digital, diferente da nota fiscal comum. Outra mudança importante é a chave de acesso da nota que deve possuir 44 caracteres e, como a NFP-e é emitida através do CPF, diferente da NF-e, são acrescentados três zeros não significativos na chave para que ela possua os 44 caracteres.

Além disso, a série da NFP-e é específica, e deve estar entre a faixa de 920 e 969. É importante destacar também que se o produtor tiver mais de uma Inscrição Estadual (IE) ligada ao seu CPF, deve usar série diferente para cada inscrição.

Enquanto a NFe permite que o emitente da nota use do benefício de cancelamento da nota, carta de correção, manifestação do destinatário e inutilização, a NFP-e só permite que sejam feitas as duas primeiras ações. O produtor pode gratuitamente cancelar a NFP-e emitida através da Secretaria de Estado de Fazenda na qual é inscrito, mas caso queira só corrigir alguma informação da nota já emitida ele pode utilizar do artifício da Carta de Correção (CC-e). Entretanto saiba que existem muitas regras a serem cumpridas e essas podem mudar de estado para estado (ex.: prazo para cancelamento ou quais informações podem ser corrigidas, abaixo explicamos melhor as principais diferenças)

A evolução do formato

O processo de emissão de notas é atualizado constantemente pela receita, por meio de “Notas técnicas” e eventualmente por meio de mudanças técnicas no layout .

Foi o que ocorreu, por exemplo, no fim de 2017 onde a Receita Federal alterou o layout da nota da versão 3.1 para a 4.00, a mais recente até o momento. Na prática, significa que o arquivo XML gerado na emissão da nota tem uma organização diferente de versões anteriores. Por exemplo, na versão 4.0 o campo indicador de pagamento faz parte do Grupo de Informações de Pagamento, onde é preciso preencher a forma de pagamento e pode conter informações sobre o troco. Outra adição importante foi a adoção do protocolo TLS 1.2 ou superior, proibindo a utilização do protocolo SSL e garantindo mais segurança às notas eletrônicas. Essas configurações técnicas não são vistas nas notas emitidas antes da versão 4.0 ter se tornado obrigatória.

Mas fique tranquilo porque a Secretaria da Fazenda disponibiliza uma série de documentações valiosas para ajudar no entendimento e preenchimento da nota fiscal, como o Manual de Orientação do Contribuinte e Orientação de Preenchimento da NF-e. A Receita mantém um portal centralizando todos esses documentos e demais informações e notas técnicas.

Como emitir a Nota Fiscal Eletrônica do produtor rural?

Para facilitar a compreensão sobre este procedimento, trouxemos aqui um passo a passo. De modo geral, se você é um produtor rural, você vai precisar de um certificado digital do tipo e-CPF (A1 ou A3) para fazer o procedimento de emissão de suas notas, além de um software emissor para digitar as notas fiscais e se comunicar com o sistema da SEFAZ (Secretaria de Estado da Fazenda) do seu estado, ou ainda utilizar o próprio sistema do seu estado.

1. Adquira um Certificado Digital

O primeiro passo para emissão de NFe do produtor rural é possuir um certificado digital do tipo e-CPF. Ele assegura a validade jurídica das notas emitidas, e será utilizado para realizar a assinatura digital do documento.

Para adquirir seu certificado você precisa emiti-lo através de uma Autoridade Certificadora credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil. Você pode encontrar a lista de autoridades credenciadas nesse link. Esse processo é uma garantia que os dados da nota serão criptografados e atesta a autenticidade e integridade do documento que você está emitindo.

Vale ressaltar que mesmo se você tiver mais de uma propriedade ou inscrição de produtor rural, basta adquirir apenas um certificado digital (uma vez que ele é vinculado ao seu CPF). Existem dois tipos de certificados e-CPF disponíveis:

• Certificado Digital A1: é um arquivo digital que pode ser armazenado na nuvem ou em um dispositivo físico (pen drive, hd, etc.) e utilizado em quantos computadores ou dispositivos móveis desejar, o que o faz ser mais difícil de ser perdido do que o A3. O valor de aquisição é mais barato a princípio, porém fique atento pois a validade geralmente é de 1 ano.
• Certificado Digital A3: este certificado fica armazenado em um cartão com chip ou token, que precisará ser conectado ao computador para ser utilizado, geralmente com uma leitora de cartão plugada via entrada USB. Portanto, se você desejar emitir uma NF-e em mais de um computador, terá que adquirir mais de um certificado, ou alterná-lo entre os computadores. Ele geralmente possui validade maior.

Observação: Para ambos os formatos existem também a versão e-cnpj, caso sua propriedade esteja constituída nesse formato.

2. Credenciamento na Sefaz

A próxima etapa é estar com o cadastro de produtor rural atualizado e solicitar a autorização da SEFAZ para emissão de NFP-e. Esta etapa é feita a depender do seu estado, mas em geral basta você ter um credenciamento na Secretaria da Fazenda através do site destinado a ela e conferir a documentação necessária para oficializar a emissão de documentos fiscais. Por exemplo em Minas Gerais o procedimento para fazer o credenciamento pode ser encontrado no site da Fazenda do Estado, onde você será direcionado ao portal da SIARE (Sistema Integrado de Administração da Receita Estadual)

Observação: Estamos assumindo que você já é um produtor formalizado! Se estiver iniciando a atividade você deve solicitar a inscrição no cadastro de produtor rural pessoa física o Sebrae traz uma orientação sobre o procedimento nesse link, em MG siga o link.

3 – O processo de emissão

Muitos estados permitem a emissão de Nota Fiscal Avulsa Eletrônica (NFA-e), de forma gratuita, através do site da Secretaria da Fazenda, porém o processo não é nada prático, além de sofrer com instabilidades constantes, não há por exemplo um cadastro de clientes com suas informações e endereços ou dos produtos vendidos com seus códigos e alíquotas, exigindo com que todos os dados sejam preenchidos a cada vez que for gerar uma nota, e não salvando suas preferências quando for emitir uma nova nota.

Devem ser preenchidos inúmeras seções e campos a depender do tipo da nota, natureza das mercadoria, estado do emissor/destinatário, etc. Fazem parte da estrutura do documento as seguintes seções: Dados gerais, Emitente, Destinatário, Produtos e serviços (Códigos, Tributos incidentes, Impostos Incidentes), Transporte (Transportadora, Veículo, Volumes Transportados, Retenção ICMS do Transporte), Formas de Pagamento (Cobrança, Pagamento), Totais, Informações adicionais, Responsável técnico pela emissão, Documentos Fiscais Referenciados, Autorizados a acessar o XML da NF-e.
Dada a complexidade das informações e da quantidade de campos a serem preenchidos, é extremamente importante que algum contador lhe oriente sobre esse procedimento.

Quando a NFP-e é autorizada, é gerado um arquivo no formato XML com sua assinatura digital. Mantenha este arquivo sob sua guarda e responsabilidade pelo prazo estabelecido na legislação tributária (5 anos), disponibilizando ao destinatário da nota fiscal no momento da autorização. Além do arquivo XML, é gerado também o DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica). Esse documento é uma representação gráfica da sua nota, contendo as principais informações, uma vez que o arquivo XML com todos os dados, não é facilmente interpretado.


De acordo com a Secretaria da Fazenda, você deve imprimir o DANFE antes do produto ser entregue. Ele irá conter a chave numérica que identifica a NFP-e emitida e as informações da operação realizada e dos seus respectivos emitente e destinatário. Se a mercadoria que você está vendendo for ser transportada, o DANFE deve acompanhá-la em trânsito até o destinatário da nota. Essa chave numérica presente no DANFE também pode ser utilizada para consultar a nota no site da receita, permitindo que o emissor consiga baixar o arquivo XML da nota completa com o certificado, além de conceder acesso a terceiros interessados, como o contador. 

Foto: DANFE

Emiti uma nota, e agora?

Existem alguns documentos e eventos auxiliares para casos específicos em que seja necessário alterar ou anular a NFe, a saber:

• Carta de correção eletrônica (CC-e): este é um documento importante para os casos em que, antes da circulação da mercadoria, for percebido algum erro na nota fiscal emitida previamente. Uma vez que não é possível alterar a nota após a emissão, a Carta de Correção pode ser um recurso para consertar as irregularidades e regularizar este documento fiscal. Mas atenção, ela não deve ser utilizada nos casos em que os erros forem de variação do imposto, dados cadastrais que alterem o remetente ou destinatário e as datas de emissão e saída. O emitente da nota tem até 30 dias para fazer a CC-e e ela também deve ser assinada com o certificado digital, assim como a nota.
• Nota de devolução: se você precisar cancelar uma operação de venda ou nota anteriormente emitida porque o comprador não ficará com o produto, a Nota de devolução é o recurso utilizado para regularizar a devolução dessa mercadoria oficialmente. Ela pode ser emitida pelo destinatário, em casos de transações entre pessoas jurídicas, ou através do DANFE emitido pelo remetente em casos de pessoas físicas. Neste segundo cenário, o consumidor deve escrever no verso do documento a justificativa para devolução e assiná-lo ao final.
• Cancelamento: este evento de cancelamento de um documento fiscal só pode ser utilizado em casos em que o serviço presente na nota não foi prestado, existe algum erro na data de competência ou no cálculo dos impostos, a mercadoria ainda não saiu para entrega ou o destinatário descrito na nota não sabe da existência deste documento. É possível solicitar o cancelamento da nota através do mesmo site da fazenda do seu estado que ela foi emitida, mas fique atento porque o prazo para os estados podem diferir. Apesar da maior parte permitir o cancelamento em até 24 horas, no Mato Grosso esse prazo é de apenas 2 horas, no Paraná e no Rio Grande do Sul é possível cancelar até 168 horas depois da autorização, no Piauí até 1440 horas e em Rondônia o prazo é de 720 horas .
• NF-e Complementar: este é um recurso comumente usado para adicionar dados à nota para ajustar valores de impostos, quantidade do produto ou variação da moeda em casos de exportação. Ela deve ser emitida especialmente nos casos em que o prazo para cancelamento da nota original já tiver passado e for necessário completar alguma informação aos dados iniciais. Esse documento fiscal complementar precisa ser emitido sempre com as mesmas informações contidas na nota fiscal a qual se refere, adicionando apenas a diferença entre o valor que seria correto e o valor que foi emitido na nota original.

Outros tipos de Nota Fiscal eletrônica

Além da NFe para produtores rurais existem outros tipos de notas possíveis de serem emitidas com maior facilidade digitalmente. Algumas das mais utilizadas são: 




- Nota Fiscal Avulsa (NFAe): Este tipo de nota é usada facultativamente como recurso para casos em que a empresa não é obrigada fiscalmente a emitir NFe ou por pessoas físicas não contribuintes de ICMS. As regras para emissão desse tipo de nota dependem das definições de cada estado, mas ela deve ser autorizada pela Sefaz.

A escolha de um software emissor

Após adquirir seu Certificado Digital, será necessário escolher o programa emissor de Nota Fiscal de Produtor Eletrônica. É a partir dele que você digitará as nota fiscais e fará a transmissão para o servidor da Sefaz.

Se você busca por um emissor próprio de Nota Fiscal de Produtor Eletrônica, saiba que esta é umas das funcionalidades do sistema da AgrosoluTIons.

Nosso sistema permite a emissão de Notas Fiscais Eletrônicas de venda para produtores rurais com a utilização do e-CPF (ou via e-CNPJ, caso a propriedade esteja constituída como empresa) através do seu certificado A1. O sistema também é totalmente eficaz na importação das notas enviadas pelo seu fornecedor (por meio de arquivo XML), nas operações de compra, automatizando por completo o processo de lançamento das informações.

Uma das grandes vantagens em utilizar o sistema Agrosolutions para emitir as notas das suas operações de venda é que ele armazena as informações essenciais da sua fazenda fazenda, destinatário, transportadora e dos produtos, como os códigos NCM e Código do Produto, unidade de medida, etc. Depois é só cadastrar uma venda no sistema e escolher os produtos ou serviços que serão comercializados, e será possível 'transformá-la' em uma nota fiscal válida. 
Além disso, você tem em um só lugar. o controle de todas as suas notas emitidas por período, por cliente ou por emissor/empresa. Elas ficarão vinculadas às respectivas vendas da Fazenda, o que te permitirá visualizar melhor suas operações nos relatórios do sistema.  O processo permite ainda que essas sejam enviadas automaticamente por email, tanto para o destinatário quanto para o seu contador, ou ainda conceder um acesso direto do eu contador ou responsável financeiro, para consultá-las e baixá-las no formato XML e DANFE com facilidade direto do sistema. A organização e o controle de dados da sua empresa são grandes aliados na melhoria da eficiência na gestão do seu agronegócio.

Se você quer reduzir o tempo que você gasta emitindo suas notas e melhorar a administração dos seus documentos fiscais, agende uma demonstração agora e faça um teste grátis do sistema. Caso esteja procurando informações sobre o LCDPR (Livro caixa digital do produtor rural) não deixe de conferir esse outro artigo.