Quando falamos de qualquer negócio, independente do segmento, pensamos no produto e/ou serviço oferecido, seus custos e consequentemente a geração de lucro, então é claro que não poderia ser diferente em sua propriedade rural.
Independe do tamanho da sua propriedade, devemos pensar nela como uma empresa para que o trabalho gere os frutos desejados para sua equipe. Por isso a gestão das finanças administrativas é um ponto que devemos ter bastante atenção, além claro das operações agropecuárias internas (“manejo”).
Neste artigo iremos abordar alguns pontos interessantes e que devem ser observados por quem está começando a adotar uma melhor gestão financeira, colocando em prática 3 ações importantes: observação, planejamento e análise. Faremos uma análise prática e introdutória de ferramentas de gestão financeira para o seu negócio. Analisaremos brevemente 4 delas, a saber: Fluxo de Caixa, Demonstrativo de Fluxo de Caixa (DFC), Capital de Giro e Orçamento.
A partir da observação das suas operações de compras, vendas, despesas, receitas, outras entradas ou saídas de dinheiro e as datas que cada uma acontece, você poderá, por exemplo, criar o seu planejamento financeiro, iniciando pela anotação de cada operação e data, depois agrupando as operações do mesmo tipo em grupos específicos para que você possa se organizar mensalmente.
Para isso você pode utilizar um caderno ou agenda, aplicativos de bloco de notas no seu celular, planilhas ou até mesmo sistemas próprios para gerenciamento financeiro de atividades agropecuárias. O importante é começar os registros e procurar entender de forma clara toda a movimentação financeira da propriedade, com o que entra e o que sai de dinheiro.
“A informação de qualidade é a base para a tomada de decisão.”
Diante disso introduzimos o conceito do “Fluxo de Caixa”, uma das ferramentas mais simples e utilizadas na gestão financeira, podendo ser usada até mesmo em suas finanças pessoais.
Abaixo vemos um exemplo simples, você pode começar organizar e planejar suas finanças desse modo, analisando cada operação e pensando como será seu período seguinte.
Fonte: Relatório de Fluxo de Caixa do sistema Agrosolutions
Neste exemplo dividimos todas operações de entrada financeira (recebido) e todas as operações de saída financeira (pago), e da diferença entre elas obtemos o “Saldo real” que somado ao saldo que já estava em sua conta do mês anterior, nos informa o “Saldo acumulado” para aquele mês de operação e que será levado para o próximo mês.
Com a prática você terá domínio da técnica e poderá aumentar os níveis de divisão/organização do seu Fluxo de Caixa, poderá também dividir suas operações entre realizadas e/ou planejadas, tendo assim um melhor controle sobre os recursos disponíveis e faltantes (necessidade de caixa).
Lembrando que o fluxo pode ser analisado por conta bancária, ou como um todo, considerando todas as operações da fazenda. E ser organizado em distintas maneiras, por exemplo: por tipos de operação (somente folha de pagamento), modo de pagamento/recebimento (ex: somente boletos), por cliente/fornecedor, por contas contábeis (em um plano de contas definido), entre tantas outras maneiras.
O grau de análise demandada irá variar de acordo com as atividades realizadas na fazenda e pelo tipo de cliente, levando-se em conta o nível de controle interno (granularidade da informação) e eventual exigência legal, por isso, ao se planejar e procurar por uma ferramenta que lhe auxilie na gestão financeira do negócio, defina a priori quais informações serão necessárias, para internamente estabelecer os processos que deverão existir para obter esses dados, bem como definir quais os formatos de relatórios serão almejados.
- Já organiza seu Fluxo de Caixa e quer aprimorar ainda mais a sua organização e planejamento financeiro?
Vamos falar então do “Demonstrativo de Fluxo de Caixa” ou DFC, uma ferramenta também essencial para analisar a viabilidade financeira da sua propriedade.
A estrutura das atividades no DFC é dividida em três blocos: atividades operacionais, atividades de investimento e atividades de empréstimo. E como resultado final de um período ou exercício, teremos a soma dos resultados apurados de cada um dos três blocos de atividades.
No exemplo abaixo vemos o DFC consolidado de uma propriedade, explicando a variação ocorrida no caixa para os últimos 365 dias e agrupada anualmente:
Fonte: Relatório de Demonstrativo de Fluxo de Caixa do sistema Agrosolutions
Essa separação é importante pois permite analisar melhor a saúde da sua “Atividade Operacional”, de maneira que as demais atividades (Investimento e Financiamento) não poluam ou atrapalhem essa análise. O interessante é que sua atividade operacional seja positiva no período analisado, pois você pode ter bastante dinheiro em caixa, mas de que adianta se forem advindos de um grande financiamento captado, o qual ainda deverá ser pago e geralmente com juros, não é mesmo?
Agora que você produtor e administrador já conhece as ferramentas de Fluxo de Caixa e Demonstrativo de Fluxo de Caixa e sabe da importância delas para apoiar suas análises financeiras, vamos falar um pouco sobre outros dois pontos que também merecem a sua atenção quando o assunto é planejamento financeiro, são eles, o Capital de Giro e a necessidade de Capital.
“Capital de Giro” é o valor disponível para bancar a continuidade das operações da sua propriedade por um determinado período de tempo (suas reservas) e é obtido pela diferença entre os recursos disponíveis (também conhecido como Ativo Circulante) e a soma das despesas e contas a pagar, e é extremamente importante para garantir a estabilidade financeira do seu negócio, pois assim você consegue sempre manter seus estoques, assegurar o pagamento das despesas fixas e variáveis (funcionários, fornecedores, impostos e demais custos da operação), permitindo inclusive vender à prazo aos seus clientes. Ele representa entre outras palavras a saúde financeira da sua empresa e será vital em momentos de sazonalidade (onde teremos poucas vendas/receitas) permitindo-o arcar com os custos correntes da operação. O montante mínimo que a empresa deve ter em caixa pra arcar com seus compromissos é chamado de “Necessidade de Capital de Giro (NCG)” e quando negativo evidencia que há necessidade de capital (fontes externas de capital, como captação de empréstimos, por exemplo).
Por último e não menos importante, destacamos o “Orçamento (de Capital)”, responsável pelo processo de avaliação da necessidade de capital que a propriedade deve ter para realizar investimentos de médio/longo prazo. O objetivo é determinar a partir dos recursos futuros (advindos das receitas planejadas) e das informações de custo e rentabilidade esperada desses investimentos, qual a quantia demandada e a melhor distribuição desses recursos, tornando-se um instrumento muito importante na gestão financeira, visto que essas decisões impactarão diretamente no crescimento (ou não) da sua operação e a respectiva lucratividade.
Ao realizar o controle financeiro e consultar os relatórios gerados por essas ferramentas, onde tem-se todo o registro de como está o seu caixa, compromissos e previsões futuras (o que está em dia e o que está vencido) e o histórico das suas movimentações é possível responder perguntas como: Quanto necessito de caixa para fechar o ano? Como melhorar meus investimentos futuros de forma a minimizar o custo do capital? Quais contas estou atrasando e gastando com juros e onde poderia antecipar pagamentos para ganhar um desconto?
A partir dessas ferramentas básicas você já começa a organizar sua gestão financeira e colher informações para auxiliar na tomada de decisão, como saber os valores que tem disponível para uso (dinheiro em caixa, estoque, etc.) e para realizar novos investimentos (em Ativos Imobilizados - novos maquinários, implementos, construções, etc.), saber quais os meses são esperados maiores ganhos ou gastos e poderá então entender onde é possível fazer modificações estratégicas nas suas operações ou modelo de negócio a fim de ganhar mais e/ou gastar menos.
Gostou das dicas? Agora é a sua vez de colocar a mão na massa e melhor a gestão financeira da sua propriedade!
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