Na literatura, comumente identificamos que a teoria utilizada para administrar e gerir propriedades rurais é a mesma utilizada por estabelecimentos urbanos. Isto é, tratados com uma dinâmica única, mesmos métodos e técnicas. Tal fato ocorre, pois, existe o entendimento que se deve tratar propriedades rurais como empresas e desta forma precisam ser geridas como tal. E não há nenhum equívoco na comparação, ambas visam o lucro como fim e para tal, faz-se necessário otimizar o uso dos recursos para alcançar resultados compensatórios ou mesmo maximizá-los.
No decorrer dos anos, o agronegócio brasileiro passou a assumir um patamar de empreendimento que precisa de processos segmentados e organizados da mesma forma que outros negócios. Fato justificado pela globalização, aumento dos custos, enxugamento das margens, somada a influência de condições que apresentam riscos e incertezas inerentes a atividade. O agronegócio para ser rentável passou a necessitar ainda mais de administração e controle para se manter competitivo no mercado.
Desta forma, nota-se a crescente preocupação com a gestão financeira das propriedades rurais e para facilitar esse processo tornou-se necessário fazer uso de ferramentas que melhorem a utilização dos recursos de forma racional e eficiente a fim de obter melhores resultados ao longo do processo. O que poucos sabem é que felizmente, o produtor está repleto de produtos e serviços nesse sentido, nos últimos anos o Brasil teve um expressivo salto de empresas ofertando soluções inovadoras para o mercado, comumente denominadas de "startups agtechs", para saber mais consulte o censo do setor.
Voltando ao conceito de administração agropecuária algumas particularidades devem ser consideradas. No caso da atividade rural, o gestor e trabalhador são na grande maioria das vezes, a mesma pessoa: o próprio produtor. Portanto, precisando responder e desempenhar diversos papéis simultaneamente, decidir, dentre tantas problemáticas, as seguintes; Quando e como irá comercializar seu produto? Qual a quantidade de insumos deverá ser utilizada na produção? De quem devo comprar? Qual o orçamento e planejamento de safra a ser adotado? Quais máquinas utilizar, comprar, renovar, ou ainda alugar? Entre tantos outros questionamentos pelos quais os produtores lidam diariamente.
Desta maneira, conclui-se que existe uma grande complexidade na administração e análise financeira de uma propriedade rural, que passa pela coleta de dados relevantes para apoio e futura tomada de decisão. Poucos produtores sabem do real custo e lucro de suas atividades, fato que condiciona escolhas equivocadas, tomadas por instinto, intuição ou meramente sem informação para embasamento.
Algumas ações básicas podem ser adotadas para o produtor saber como e onde atuar visando maior controle financeiro. Primeiramente, temos a etapa de planejamento, aqui, o produtor deve programar por exemplo qual será variedade da cultivar, o que será produzido, qual a área dessas lavouras, a qual custo por hectare espera produzir e quais atividades serão desempenhadas em quais datas.
Módulos ERP Agrosolutions. Fonte e elaboração: Agrosolutions
Tendo a etapa de planejamento concluída, é o primeiro passo para ter uma execução de serviços mais assertiva. Nesse caso, a tomada de decisões será respaldada, não somente em um planejamento prévio, mas também ficará registrada e "rastreável".
Passamos agora ao registro das atividades do dia-a-dia, comummente denominadas de "ordens de serviço", isto é, o apontamento dos manejos que foram planejados e/ou realizados para as diferentes atividades agrícolas ou zootécnicas da propriedade. São coletados, dentre outros campos: a data da atividade, o tipo de serviço, a extensão da área ou número de animais a serem trabalhados, quais maquinários, insumos e/ou mão de obra serão utilizado por serviço e a qual custo, dentre tantas outras variáveis que devem ser mensuradas. O registro das movimentações diárias, passa portanto pelo planejamento e apontamento de aquisições de insumos, programação e manutenção das estruturas físicas (benfeitorias), tratores ou implementos da propriedade, devem ser sempre, registrados e categorizados, preferencialmente endereçados por um plano de contas eficiente e objetivo. A categorização dos gastos permite a posterior geração de relatórios consolidados por período, além de sintetizar e facilitar a visualização da evolução das despesas e receitas em comparação ao que foi planejado.
Neste sentido, administrar corretamente o uso dos recursos empregados na produção é de vital importância para a propriedade rural, sobretudo no que diz respeito à parcela do custo de produção visto que o administrador, nesse caso, tem o domínio e poder de intervenção no custo, diferentemente do que ocorre, por exemplo, em relação às condições meteorológicas, preço de mercado dos insumos a serem adquiridos, ou mesmo da formação do preço final de venda da produção – variáveis as quais até podem em certo grau ser gerenciadas, mas não controladas pelo produtor rural, que mais do que nunca deve atuar como gestor/administrador da fazenda. Sendo assim, quanto mais eficiente ("fazer certo as coisas") este for em tomar decisões que visem reduzir custos ou prazos e que contribuam para maximizar o uso dos recursos empregados na produção, mais eficaz ("fazer as coisas certas") será o resultado da sua operação.
Aprofundando nessa questão, pode-se dizer que uma manutenção preventiva e eficiente de maquinários, por exemplo, valendo-se de: controle de horímetro, consumo de combustível, índice de utilização/ociosidade por máquina, são informações importantes que o produtor deve ter em mãos para tomar uma decisão se vale a pena continuar com esse trator ou trocar por outro mais novo? Seria melhor comprar um usado, financiar um novo ou alugar de um terceiro? A respostas para essas e outras perguntas contribuirão, sem dúvida alguma em uma tomada de decisão mais assertiva.
No que se refere ao estoque, seu monitoramento tem a mesma importância do acompanhamento, por exemplo, de uma conta bancária, além do que o estoque é dinheiro parado, ou melhor, "investimento parado". É importante portanto ter conhecimento da sua movimentação na propriedade para que os insumos sejam utilizados da melhor maneira possível – quais as datas de vencimento dos produtos, quantidades mínimas necessárias para atender as atividades planejadas (estoque mínimo), qual o preço médio das últimas compras desses produtos, onde eles estão localizados, em quais talhões estão sendo utilizados, entre outros controles, evitará desvios ou desperdícios dos mesmos.
Todo esse processo, quando bem feito, resultará na transformação dos dados coletados em informação, organizada e objetiva ao produtor, logo a fase de análise dos dados coletados, permite a geração de relatórios objetivos e claros, seja em formato de tabelas ou gráficos, estes, comumente organizados em painéis (Dashboard). Dessa forma fica fácil identificar valores, progresso e desvios ao longo do caminho. Os resultados devem ser na medida do possível, comparados aos valores planejados para que qualquer desvio possa ser identificado, bem como discrepâncias entre as diferentes safras ou lotes trabalhados, afim de que se entenda o motivo de cada resultado obtido.
O início desse processo de coleta (registro) e interpretação de dados (relatórios), é de fundamental importância para que a qualidade da informação gerada e analisada melhore e seja mais assertiva ao longo do tempo (melhoria contúnua), contribuindo diretamente ao que se propõe: auxiliar e melhorar a tomada de decisão no campo. Nesse sentido podemos concluir que quanto antes começar o processo de coleta dessas informações, melhor será a análise da mesma, seja aumentando a precisão de indicadores ou ainda melhorando estimativas (de custo, produção, etc.), prevendo curvas de tendência (de utilização de insumos, de preços, etc.) e contribuindo para recomendações automáticas e preditivas, informando ao produtor quando usar, quanto usar, como usar, e aonde usar determinado insumo. Nesse caso viabilizados pelo avanço da tecnologia, em especial no que se refere aos conceitos de Inteligência artificial, BigData, Machine Learning, os quais serão abordados em tópicos futuros.
A gestão financeira assume a função de planejar, controlar e organizar o processo produtivo com o intuito de obter o maior lucro possível com o mínimo de custo. Fazendo uso de ferramentas como a gestão financeira, o empreendedor do agronegócio obtém informações mais detalhadas sobre suas atividades, respaldando a tomada de decisões, bem como a aplicação das estratégias traçadas com o objetivo de reduzir os custos e aumentar a produtividade. Para isso, torna-se imprescindível conhecer em detalhes todos os fatores que compõe a produção agrícola, como custos, receitas, despesas, perdas, bem como fatores externos que comprometem a produção e comercialização dos produtos incluindo taxa de juros, inflação, riscos, financiamentos, entre outros.
O presente artigo traz como sugestão um roteiro básico para a gestão financeira de atividades rurais, mas que pode evoluir na medida em que as etapas de produção e de controles se aperfeiçoem. Por exemplo, em um segundo momento, quando a fazenda e o produtor estiverem mais maduros, pode-se agregar ao planejamento dos custos, a inclusão das despesas com atividades administrativas (custos indiretos), planejamento de investimentos e desinvestimentos na propriedade (imobilizado), métricas para renovação de maquinário, cálculo de depreciações, custo de oportunidade, taxa mínima de retorno, dentre outros controles mais complexos.
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